Manapság az olyan kollaborációra szánt eszközök korában, mint a slack, skype, dropbox paper és a projekt menedzser appok, a személyes meetingek egyre inkább csak púpok a hátunkon. Sokszor azt gondoljuk, hogy nincs értelme összeülni beszélgetni csak azért, mert ezt diktálja a rutin, és közben hegyekben áll a munka, és egyébként is, ami az egyik fülünkön be, az a másikon már megy is ki a végére. Azt viszont elfelejtjük, hogy valójában a meetingek azok, ahol az igazi áttörések megtörténnek: legyen az egy kreatív blokk feloldása vagy egy megoldatlannak tűnő probléma megfejtése. Kacskovics Attila, a Robin Design Studio Branding stratégája szerint a valódi kollaboráció alapja a személyes jelenlét és a csapatszellem életben tartása, ehhez azonban unalmas meetingek helyett olyan környezetet kell teremtenünk, amiben a gondolatok szabadon áramolhatnak. A design thinking, azaz a tervezői gondolkodásmód remek alapot nyújt, mivel nem titok, hogy a kreatív elméknek is szükségük van bemelegítésre, ezért számos “technikát” találtak, és találnak ki folyamatosan arra, hogy áthidalják a kontextusváltást a fókuszált munkáról a csoportos brainstormingokra. Íme néhány eszköz egy Branding stratégától, ami megkönnyítheti a dolgunkat:
1. Rajzold le a szék-szomszédodat
A legtöbb ember alapvetően verbális-analitikus módra van kapcsolva, ezért látványos tud lenni, ha átállítjuk őket produktívabb üzemmódba azáltal, hogy a kezüket kell használniuk és egy papírral, ceruzával kell alkotniuk valamit. Ennek legegyszerűbb módja, ha megkérjük őket, hogy rajzolják le a szomszédjukat. Állítsunk be egy stoppert és adjunk két percet a résztvevőknek a munkára. Biztos sokan fognak azzal érvelni, hogy nem tudnak rajzolni, de nyugodtan ábrándítsuk ki őket, hogy rajzolni mindenki tud, maximum nem hiperrealista stílusban alkot. A másik előnye a közös rajzolásnak az, hogy ha nem is sikerül jól a rajz, de a csapattagok megszokják, hogy egymásközt vallanak “kudarcot”, az jelentősen javít a csoportdinamikán: nyitottabbak, elfogadóbbak és pozitívabbak lesznek egymással szemben.
2. Ki kicsoda?
Ez több mint egy egyszerű játék a nevekkel. Noha ha sok idegen kerül össze, akkor már az is nehézkes lehet, hogy megjegyezzük egymás nevét, de a "Ki kicsoda?" játék lényege szó szerint az, amit a név sugall: a résztvevőknek körbe kell állniuk, majd az első delikvensnek egy tetszőlegesen választott gesztus közben mondani kell a nevét. Ezt a sajátjával kiegészítve elismétli, majd a szomszédja is így tesz és így tovább, míg körbe nem ér a lánc. Végül mindenkinek egy újabb körben el kell ismételnie az összes gesztust és nevet. Ez a gyakorlat a memóriánk tréningezésére való, hiszen az, hogy egy mozdulthoz kötünk egy nevet, az egyenesen a hosszútávú memóriánkba küldi az infót. Plusz az, hogy ezalatt mindenki kicsit nevetségesnek tűnik, egy nyitott hangulatú és szórakoztató meetinghez vezet.
3. Nyújtózkodás
Nyomasztó tud lenni az a helyzet, amikor a székben elfolyva arra figyelünk, hogy valaki előttünk agonizál, miközben a pulzusszámunk a lassú halál eljövetelét jelzi. Viszont, ha kirángatjuk az embereket a székből, az hirtelen energiaszint növekedéssel jár és máris közelebb kerültünk ahhoz, hogy mindenki aktív résztvevője legyen a meetingnek. A nyújtózkodás egy nagyon egyszerű technika: a meetinget vezető személy megkér mindenkit, hogy nyújtsa ki a karját a plafon felé, majd döntse jobbra és balra a törzsét, végül rázza meg a kezeit. Ez kevesebb mint egy percig tartó feladat, ám lehetőséget ad a meetinget vezető egyénnek, hogy átvegye az irányítást a csapat felett és felébressze a figyelmüket. 
4. Szólánc
Az egyik legnagyobb probléma a meetingekkel az, hogy ritkán vagyunk képesek rendesen figyelni - főleg egymásra. Ez a helyzet pedig csak fokozódik, ha a csapattagok rácuppannak a képernyőikre. A technika - bár a neve azt sugallja, valójában nem játék - lényege, hogy amikor kialakul a beszélgetés, akkor annak, aki az adott mondatra válaszolni fog, az előtte szóló utolsó mondatának utolsó szavával kell kezdenie a saját mondatát. Ez megköveteli, hogy mindenki odafigyeljen arra, aki éppen beszél, hiszen nem lehet előre tudni, hogy kinek kell majd válaszolnia. A másik előnye, hogy hozzászokhatunk ahhoz, hogy végig kell hallgatnunk a másikat.
5. A történetmesélő
Egy jó kreatív meeting kulcsa az, hogy a csapattagok, mint emberi lények és ne csak mint “munkatársak” vegyenek részt rajta. Ennek legegyszerűbb módja, ha mindenki elmesél egy személyes történetet. Megkérhetjük őket, hogy egy-egy adott témakörről beszéljenek, pl. a legfurcsább hobbiról, amit valaha kipróbáltak, de célszerű lehet az is, ha olyan történetet kell elmesélniük, ami tartalmában kapcsolódik az adott meeting témájához például: hogyan motiváltak másokat, vagy életük azon pillanatát, amikor a legjobban izgultak valami miatt. Az előnye annak, ha mindenki szívből mesél egy sztorit az az, hogy kapocs alakul ki a meeting résztvevői között, ami segít elérni a meeting eredeti célját.
6. A dadaista designer
Minden ember designer, hiszen minden amit teszünk alapvetően tervezés eredménye. Ezt pedig nem árt, ha gyakran tudatosítjuk is az emberekben. A dadaista designer pedig abból épít, amit éppen talál: borítsuk ki a fiókunk tartalmát a tárgyalóasztal közepére és kérjünk meg mindenkit, hogy 3 perc alatt az ott talált tárgyakból alkosson annyi új tárgyat, ahányat csak tud, vagy találjon ki új funkciókat például egy radírnak. Az nyer, aki ez idő alatt a legtöbb eredményt termeli. Ez a technika is a produktivitásunkra hat, egyúttal pedig megfoghatóvá teszi azt a kreatív energiát, ami a csapatban rejlik, s ha láthatóan ennyi mindent tudunk alkotni ilyen rövid idő alatt, akkor vajon mire lehetünk képesek egy hétnyi munkaórával?
+1. Safety dance
Ha készen állunk még nagyobb kockázatot vállalni, kérjük meg a résztvevőket, hogy álljanak fel és random kezdjenek el ritmikus táncmozdulatokat végezni. Ehhez szükség van egy olyan facilitátorra, aki nem érez szégyent és elővezeti, hogy mire is gondoltunk. Célszerű olyan aláfestőzenét választani, ami passzol a szituációhoz és biztassuk a csapatot, hogy 3 percre nyugodtan engedjék el magukat. Ha bevállalunk egy ilyen nyitányt, azután bármi történhet a meetingen, az már senkit sem fog meglepni.
Olvasnál még többet a hatékony meetingek összetevőiról? Itt megteheted.
