A projektmenedzsment azon felül, hogy hasznos, még divatos is napjainkban. Első rénézésre nem tűnik egy rakétatudománynak, mégsem olyan egyszerű sikeresen véghez vinni egy projektet. Legfőképpen azért nem, mert rengeteg buktatót rejt magában, amiken, ha megbotlunk, gyorsan fájdalmassá válhat az egész folyamat.
Sokan mit sem sejtve ugranak fejest a projektmenedzsmentbe, az átgondolatlanság, a sietség és a hanyagság azonban könnyedén a projekt sikerébe kerülhet. A projektszemlélet mindig a pénz, az idő és a hatókör hármasát kívánja fenntartani – amiket nem lehet egymástól függetlenül kezelni. Az ember, mint faktor, pedig hatalmas szerepet játszik mindemellett, és önmagában képes megrengetni a projekt egész hálóját.
Még ha észben is tartjuk az alapelveket, akkor is nehéz ellavíroznunk a hétköznapi gyakorlatban. Muszáj tudatosnak lennünk, ha nem szeretnénk, hogy egy véget nem érő nyűg alakuljon a projektünkből. Íme néhány olyan projekt elem, amin könnyen elvérezhetünk, ha nem figyelünk a részletekre:
Meetingek
A munkahelyi megbeszélések addig jók, amíg kevés van belőlük, csak az érintett személyek vesznek részt rajtuk, de ők mind ott vannak, és nem túl rövidek, de nem is túl hosszúak. Pár perc csúszás sosem tűnik számottevőnek, pedig például heti két, 5 perccel tovább tartott meeting évi majdnem 9 óra produktív időt vesz el. És ezzel meg is válaszolódik az a kérdés, hogy miért kell előre meghatározni egy meeting időtartamát.
Stratégia eltérő távokra
Amikor kiderül, hogy mi mindenre célszerű kiterjednie a projekttervnek, sokan felkapják a fejüket: „Ennyit nem ér az egész!”, „Mindez csak időpocsékolás!”, „Inkább csináljuk ahelyett, hogy ennyit töprengünk rajta”. A stratégiának éppúgy muszáj kitérnie a közeljövőre, mint hosszú távra, de vigyázni kell, hogy a projektmenedzsment legnagyobb részét ne a tervezés tegye ki. A kezdeti tervezés elnyújtása helyett érdemes reflexiókra, felülvizsgálási pontokra szánni azt az időt, amiből akár többet is, és előre is meghatározhatunk.
Csapat
Egy-egy projekten ideálisan 3-9 fő dolgozik. Ez a létszám mindig a projekt és a szervezet típusa, valamint az erőforrás függvénye. A létszámnál már csak az fontosabb, hogy kik alkotják a csapatot. Gyakran kimaradnak, vagy csak érintőlegesen vonódnak be egy projektbe olyan személyek, akiket egyébként hasznos lenne bevonni a folyamatokba. Egy amerikai kutatás szerint például a projektek 33%-a sikertelen a felső vezetés bevonásának hiánya miatt.
A szó elszáll, az írás megmarad
Kevés trükkösebb rendszer van az emberi emlékezetnél, ezért érdemes dokumentálni, rendszerezni minden fontos információt, ötletet, tervet, ami érinti a projektet. Sőt, a jegyzeteket, táblázatokat, akár prezentációkat ki lehet egészíteni némi vizualizációval is, a hatékonyság kedvéért. Egy kis infografika és néhány postit sosem árthat a projektünknek. A nem dokumentált megbeszéléseknek és a meg nem jelenített információknak önmagukban sajnos nem sok értékük van.
Projektmenedzsment eszközök
Az elérhető, forgalomban lévő projektmenedzsment szoftverek is hatékonyan növelik a teljesítményt és az elégedettséget egy-egy projekt során. Meglepő azonban, hogy a projektmenedzserek 44%-a nem használ projektmenedzsment eszközöket. Természetesen időt igényel rátalálni a csapat számára leginkább megfelelő felületre, de megéri a fáradozást és a próbálkozásokat, hogy aztán végül maga a projektmenedzsment kezelő vehessen le néhány terhet a vállunkról.
Ahhoz, hogy ne veszítsük el a fejünket egy projekt közben, pontosan tudnunk kell, hogy annak mi a célja. Minden alkalommal, amikor nehezen mondunk nemet valamire, gondoljunk arra, hogy azzal együtt igent mondtunk a projektünk sikerességére. Könnyen elragadhat minket a hév már a tervezéskor, vagy a feladatok végrehajtáskor, amikor elveszünk egy-egy részletben – ilyenkor fontos tudatosítanunk, hogy mi is fontos nekünk a cél eléréséhez.
Képforrás: pexels.com
