Ismerős az a szituáció, amikor hosszas tipródás után végre megbeszéltek valamit a munkahelyen, úgy érzitek, valódi megoldások születtek, de végül mégsem valósul meg belőlük semmi? Vajon mi történik ilyenkor? Mi hiányzik ahhoz, hogy a nagy, vagy éppen kis tervek a gyakorlatba is átkerülhessenek? Lehetséges, hogy a hiányzó láncszem az action plan, azaz az akcióterv.
Az akcióterv hallatán sokan rögtön egy több lépcsős folyamatra gondolunk, amely során a következőket határozzuk meg: ki, mit, mikor és hogyan csinál meg? Ehhez lehet hosszadalmasan elemezni a célokat, az erőforrásokat, részeire lehet bontani a nagyobb feladatokat, meg lehet szabni egy végleges határidőt egy feladat vagy az egész projekt teljesítéséért, de ennél sokkal egyszerűbben is fejünkbe véshetjük az action plan lényegét.
Legyen az action plan egy villanykörte, ami minden megoldásra váró feladatunk, tervünk, ügyünk stb. mellett felvillan. Próbáljuk meg úgy használni az akciótevünket, hogy csak egyetlen egy, könnyedén végrehajtható lépésként határozzuk meg azt.
Például ülünk egy megbeszélésen, ahol több elvégzendő feladatot is osztanak nekünk, minden egyes feladat hallatán „kapcsoljuk fel a villanyunkat” és fogalmazzuk meg, mi az az egy dolog, amit először és könnyedén elvégezhetünk az ügy érdekében. Más esetekben, például emailben történő egyeztetéskor is hasznos lehet az action plan; sose zárjunk le úgy egy munkahelyi beszélgetést, hogy nincs világosan kimondva, kinek mi az első és leggyorsabban elvégezhető feladata a projektben.
Ez azért is fontos, mert a feladataink nagy részével azért csúszunk el, mert mondjuk úgy, hogy kezdő löket hiányában hozzá sem kezdtünk. Viszont emberként úgy működünk, hogy elég egy apró intézkedés, és máris képesek vagyunk elköteleződni egy teendő iránt. Így egy rövid, könnyen megvalósítható első lépés meghatározásával megadhatjuk magunknak a hiányzó lendületet a feladataink megvalósításához.
Ez persze nem jelenti azt, hogy figyelmen kívül hagyható a priorizálás jelentősége, és csak úgy random bele lehet csapni a dolgok közepébe. Továbbra is érdemes rangsorolni a napi feladatainkat, viszont egészítsük ki az áttekintést azzal, hogy meghatározzuk, mi lesz az első dolgunk egy-egy teendővel.
A „villanykörténket” nem csak a munkahelyen éri meg kapcsolgatni. Ugyanezt a technikát használhatjuk a magánéletünkben is. Minden megoldandó helyzetben feltehetjük magunknak a kérdést: Mi az, amit már most megtehetek azért, hogy haladjak az adott teendőmmel?
Egy hétköznapi példa: régóta motoszkál a fejünkben a lekvárfőzés gondolata, elég régóta ahhoz, hogy a megvalósítás időpontján gondolkodjunk. Szerdán meg is beszéljük magunkkal, hogy szombaton megcsináljuk. Viszont lássuk be, ez sokszor még mindig kevésnek bizonyul ahhoz, hogy ténylegesen elkészítsük szombaton a lekvárt. Vajon mit tehetünk még az ügy sikerességéért? Eszünkbe juthat például, hogy nem tudunk lekvárt főzni, ilyenkor felkapcsoljuk azt a bizonyos villanyt, és már hívjuk is a nagymamát, hogy elkérjük a receptet, de az is lehet, hogy kiderül, befőttes üveg híján vagyunk, így még szerdán beszerezzük a főzéshez szükséges eszközöket.
Bár a példa egyszerű, jól lefordítható különböző, akár munkahelyi helyzetekre. Gyakoroljuk kitartóan az action plan, mint első és egyetlen lépés technikáját, hogy az mielőbb automatikussá válhasson a gondolkodásunkban.
